Oferty mogą składać firmy programistyczne, akceptujące i spełniające poniższe warunki konkursu:
1. Wstęp i Cel Projektu
Izba Gospodarcza Hotelarstwa Polskiego (IGHP) ogłasza nabór ofert na realizację nowoczesnej platformy webowej do przeprowadzania audytów online oraz certyfikacji obiektów hotelarskich. Celem projektu jest wdrożenie narzędzia umożliwiającego samoocenę użytkowników, rzetelną weryfikację audytorską oraz automatyzację procesu przyznawania certyfikatów (np. Brąz, Srebro, Złoto, Platyna - minimum dwa poziomy).
2. Konspekt ogólny
Platforma internetowa, która w uporządkowany sposób przeprowadza reprezentanta hotelu przez cały proces – od samooceny, przez profesjonalny audyt, aż do przyznania certyfikatu ESG. Platforma ma być jednocześnie narzędziem ankietowym, systemem audytowym, narzędziem komunikacji i narzędziem do obsługi płatności oraz wydawania certyfikatów.
Proces zaczyna się od założenia konta przez reprezentanta hotelu (użytkownik) i uzupełnienia podstawowych danych. Następnie użytkownik może rozpocząć wypełnianie ankiety ESG, która jest podzielona na trzy sekcje tematyczne E, S i G. Ankieta prowadzi użytkownika krok po kroku, pokazuje pasek postępu oraz aktualny wynik punktowy w trakcie wypełniania. Dzięki temu użytkownik na bieżąco widzi, ile punktów już zdobył i w jakim miejscu ankiety się znajduje. Ankieta zapisuje się automatycznie, więc można ją wypełniać w kilku etapach i wracać do niej później.
Użytkownik może wypełniać ankietę w bezpłatnym trybie prywatnym lub wysłać ją do odpłatnego audytu, którego pozytywna weryfikacja uprawni go do otrzymania jednego z przewdzianych certyfikatów.
Po wyborze odpłatnego audytu i dokonaniu opłaty - ankieta trafia do audytora, który w swoim panelu widzi wszystkie odpowiedzi, załączone dokumenty oraz naliczoną punktację. Audytor może zatwierdzać odpowiedzi, prosić o uzupełnienia, zadawać pytania, dodawać komentarze oraz w razie potrzeby zmieniać automatycznie nadaną punktację. Cała komunikacja między audytorem a użytkownikiem odbywa się za pośrednictwem Platformy, dzięki czemu powstaje historia procesu oceny. Użytkownik i audytor otrzymują komunikaty email o nowych aktywnościach drugiej strony.
Po zakończeniu audytu Platforma w ramach ostatecznego wyniku przypisuje odpowiedni poziom odznaczenia, (certyfikatu) np. Brąz, Srebro, Złoto lub Platyna, zgodnie z wcześniej ustalonymi progami punktowymi. Administrator systemu ma możliwość dowolnego ustalania tych progów, zmiany punktacji pytań oraz modyfikowania samej ankiety w kolejnych latach, przy zachowaniu możliwości porównywania wyników historycznych.
System zawiera również część finansową. Po uzyskaniu wyniku użytkownik może zamówić certyfikat i dokonać płatności online. Po zaksięgowaniu płatności system automatycznie generuje certyfikat w formacie PDF oraz w formie kodu (widget), który hotel może umieścić na swojej stronie internetowej, aby pokazać zdobyte odznaczenie wraz z datą jego ważności.
Administrator zarządza całym systemem: pytaniami, punktacją, progami odznaczeń, użytkownikami, audytorami, cenami, rabatami, zamówieniami i płatnościami.
3. Kluczowe Wymagania Funkcjonalne
A. Silnik Ankietowy i Logika Punktowa
· Struktura: Wielostopniowy, responsywny formularz obsługujący do 150 pól podzielonych na 3 sekcje merytoryczne z możliwością tworzenia i edycji (usuwania, dodawania, modyfikacji) pytań przez Audytora i Administratora systemu.
· Typy pól: NPS, checkbox, textarea, radio, numeric oraz moduł przesyłania plików (PDF, JPG, PNG, DOCX, XLS, CSV) z walidacją. ( Pytania z wyborem w ocenie skali, jednokrotnego wyboru, wielokrotnego wyboru, opisowe )
· Mechanizm porównawczy: Funkcja zestawiania wyników z poprzednimi okresami (wykresy i dane liczbowe), z możliwością mapowania zmienionych pytań przez Administratora
· Ocena "Live": Wizualizacja paska postępu oraz wyświetlanie bieżącego wyniku punktowego/procentowego w trakcie wypełniania. Funkcja live pokazuje wynik jako ilość przyznanych punktów na możliwą do uzyskania maksymalną punktację na danym etapie zaawansowania ankiety oraz pozostałą do zdobycia liczbę pytań i punktów do końca ankiety.
· Autozapis: Funkcja autozapisu. Zapamiętanie postępu wypełniania formularzy oraz możliwość powrotu przez Użytkownika do miejsca, w którym ukończono wypełnianie formularza w poprzedniej sesji. Autozapis pozwala na przerwanie pracy w każdym momencie bez konieczności ręcznego zapisywania postępu prac.
· Logika Punktowa i Audyt: System automatycznego ( wcześniej ustalonego przez Administratra lub Audytora) wyliczania punktów z możliwością ręcznej korekty i dodawania uwag przez Audytora w dedykowanym panelu. Możliwość dodawania komentarzy do odpowiedzi przy każdym pytaniu.
· Decyzja o odznaczeniu: Informacja o zakwalifikowaniu do konkretnego poziomu (np. Brąz, Srebro, Złoto, Platyna) na podstawie progów ustalonych przez Administratora.
· Generowanie raportów: Eksport danych do formatów XLS/CSV
· Język: Dostępność ankiet w języku polskim
B. Zarządzanie Użytkownikami (Role)
System musi obsługiwać trzy dedykowane panele:
B1 Administrator: Pełne zarządzanie strukturą pytań, punktacją, zamówieniami, cenami, zniżkami oraz kontami użytkowników i audytorów.
- Konfiguracja Poziomów Odznaczeń
Administrator ma możliwość samodzielnego definiowania progów punktowych dla poszczególnych rang:
· Definiowanie progów: Ustalanie widełek punktowych dla poziomów: np. Brąz, Srebro, Złoto, Platyna (możliwość dowolnego ustalania ilości progów i odpowiadających im certyfikatów).
· Dynamiczna aktualizacja: Możliwość zmiany punktacji w części wynikowej ankiety (np. 0-40 pkt = wynik zły, 41-65 pkt = wynik średni , 66 - 80 - dobry = możliwość uzyskania pierwszego certyfikatu).
· Wpływ na progresję: Ustawienia te bezpośrednio wpływają na pasek postępu wyświetlany użytkownikowi podczas wypełniania ankiety.
- Zarządzanie Pytaniami i Wagą Punktową
Administrator kontroluje wartość merytoryczną każdego elementu ankiety:
· Przypisywanie punktów: Możliwość nadawania lub zmiany punktacji za poszczególne pytania bezpośrednio w edytorze ankiety.
· Typy pytań: Obsługa pytań opisowych, wielokrotnego wyboru oraz wymagających weryfikacji załącznika przez Audytora.
· Status ważności: Oznaczanie pytań jako obligatoryjne (wymagane do uzyskania certyfikatu) lub fakultatywne.
3. Mechanizm Porównawczy (Customizacja)
Podczas edycji ankiety Administrator zarządza ciągłością danych historycznych:
· Mapowanie pytań: Jeśli pytanie zostało zmienione, Administrator może zaznaczyć możliwość porównania go do pytania z poprzedniej wersji.
· Informacja dla użytkownika: W przypadku zbliżonego zakresu, system wyświetli informację, że dane są porównywane mimo modyfikacji treści pytania.
Administrator posiada pełny wgląd w proces komercyjny powiązany z wynikami:
· Edycja cennika: Możliwość zmiany cen i zniżek za ocenę wyników ankiety oraz wydanie odznaczenia.
· Obsługa zamówień: Dostęp do informacji o płatnościach za audyt oraz statusach transakcji.
· 5. Audytor posiada też wszelkie niewymienione uprawnienia i dostępy do funkcji oraz do widoków jakie posiada Audytor. do informacji o płatnościach za audyt oraz statusach transakcji.
B2 Audytor: Edycja i weryfikacja pól formularzy, weryfikacja załączników, akceptacja poprawności odpowiedzi (np. na podstawie załączonych dokumentów), ręczna modyfikacja punktów, dodawanie komentarzy i komunikacja z użytkownikiem.
- Weryfikacja i Edycja Formularzy
Audytor ma możliwość wglądu w każdą ankietę przesłaną w trybie oceny.
· Weryfikacja pól: Może przeglądać odpowiedzi udzielone przez użytkownika, w tym przesłane pliki w formatach PDF, JPG, PNG, DOCX, XLS oraz CSV.
· Akceptacja odpowiedzi: Każde pole formularza posiada znacznik akceptacji poprawności, który zatwierdza na podstawie załączonej dokumentacji.
· Edycja danych: Audytor ma uprawnienia do edycji pól formularza w sytuacjach wymagających korekty technicznej lub merytorycznej.
- Zarządzanie Punktacją
System przewiduje dwa tryby przyznawania punktów, nad którymi Audytor sprawuje nadzór:
· Automatyczna punktacja: System pierwotnie wylicza wynik na podstawie zdefiniowanego klucza.
· Ręczna modyfikacja: Audytor ma prawo do ręcznego przyznania lub zmiany liczby punktów w poszczególnych pytaniach, co stanowi alternatywę lub uzupełnienie dla wyliczeń automatycznych.
· Wpływ na wynik: Działania te bezpośrednio wpływają na końcowy poziom odznaczenia (Brąz, Srebro, Złoto, Platyna).
- Komunikacja z Użytkownikiem
Panel Audytora służy jako centrum wymiany informacji z podmiotem wypełniającym ankietę:
· Zadawanie pytań: Audytor może wysyłać prośby o wyjaśnienia dotyczące konkretnych odpowiedzi.
· Uzupełnianie braków: Audytor ma możliwość wysłania prośby o dosłanie brakujących załączników lub uzupełnienie pól fakultatywnych.
· Dodawanie komentarzy: Do każdego pytania Audytor może dopisać komentarz widoczny dla użytkownika lub notatkę wewnętrzną dla Administratora.
B3 Użytkownik: Logowanie, wpisanie / edycję podstawowych danych podmiotu. Możliwość wypełniania ankiety w trybie „prywatnym” (poglądowym) lub „oceny” (audytorskim), autozapis wersji roboczej w obu trybach i powrotu do częściowo wypełnionej ankiety ponownie podczas kolejnego logowania oraz dostęp do historii wypełnionych ankiet. Funkcja przypomnienia hasła i edycji danych tele-adresowych. Informacja o zamówieniach i nadanych odznaczeniach.
Pobieranie danych rozliczeniowych z GUS po wpisaniu NIP (FUNKCJA NIEOBLIGATORYJNA)
C. Integracje i e-Commerce
· SSO (Single Sign-On): Integracja z portalem Joomla w celu logowania i pobierania danych o użytkownikach, płatnikach oraz statusie członkostwa w IGHP (opcjonalnie logowanie poprzez Google). / FUNKCJA NIEOBLIGATORYJNA
· Płatności Online: Integracja z systemem płatności online. Obsługa płatności: kartą, blik, przelew online, przelew tradycyjny. ( NIEOBLIGATORYJNIE itetegracja z systemem Przelewy 24 - używanym przez IGHP w ramach posiadanej platformy w języku Joomla)
· Obsługa zamówień: Panel do obsługi zamówień online prezentujący zestawienie z zamówieniami (dane klientów, którzy zakupili audyt / certyfikat, informacje o rodzaju posiadanego certyfikatu, cenie, zniżce, dane tele-adresowe, faktury, statusy zamówień). Obsługa kodów rabatowych i zniżek grupowych przez Administratora
· Księgowość: Generowanie i możliwość ręcznej i automatycznej wysyłki faktur po zaksięgowaniu płatności online do Użytkownika oraz do KSeF. Możliwość ręcznego odznaczania przez Administratora wpływu płatności przelewem tradycyjnym z konsekwencją wygenerowania certyfikatu oraz wysłania faktury do KSeF
· Automatyzacja Wyjścia: Po zaksięgowaniu wpłaty system musi wygenerować certyfikat PDF oraz kod HTML (widget) z wizualizacją odznaczenia i datą ważności.
· Ważność certyfikatu HTML -zmiana koloru i napis (np. “Nieważny”) po upływie okresu (jeden rok) na jaki został wydany certyfikat ( FUNKCJA NIEOBLIGATORYJNA)
- Komunikacja, Bezpieczeństw i wymagania techniczne
· Powiadomienia: Automatyczne szablony e-mail (prośby o uzupełnienie, przypomnienia o płatnościach i ważności odznaczenia). Powiadomienia o statusie zamówienia (złożonym zamówieniu, nieudanym zamówieniu, anulowanym zamówieniu) wysyłane do Administratora oraz Użytkownika
· Zabezpieczenia: Ochrona przed CSRF, XSS, SQL Injection, limitowanie zapytań oraz certyfikat SSL (HTTPS), wymuszanie silnych haseł, limit niepoprawnych logowań, szyfrowanie ( - Transmisja: TLS 1.2+ (HTTPS) Hasła: bcrypt, Argon2, PBKDF2) , Logi systemowe i aktywności użytkowników, dwuskładnikowe uwierzytelnianie podczas logowania.
· Dostępność: Poprawne wyświetlanie na urządzeniach mobilnych oraz wiodących przeglądarkach (Edge, Firefox, Chrome, Safari, Opera).
· Ochrona danych osobowych - Platforma musi spełniać wymagania RODO oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną -Po stronie Wykonawcy spoczywa wykonanie DPIA.
- Wdrożenie, Gwarancja, Utrzymanie i Prawa Autorskie
· Wdrożenie: Konfiguracja serwera produkcyjnego i wdrożenie
· Kryteria odbioru i testy akceptacyjne:
- Testy funkcjonalne
- Testy wydajnościowe (JMeter ≥ 500 VU, Apdex ≥ 0,8)
- Testy bezpieczeństwa
- Testy użyteczności (Badania z użytkownikami ≥ 10 os.)
- Protokół odbioru
· Przekazanie praw: Wykonawca zobowiązuje się do przekazania pełnych praw autorskich oraz kluczy do wykonanego Projektu wraz z prawami do jego modyfikacji:
- Prawo do modyfikacji, powielania, rozpowszechniania bez ograniczeń terytorialnych i czasowych
- Prawo do nieodpłatnego sublicencjonowania systemu nieograniczonej liczbie podmiotów
- Przekazanie kodu źródłowego, skryptów infrastruktury, dokumentacji
· Wsparcie: bezpłatna gwarancja obejmująca naprawę błędów, aktualizacje oraz helpdesk - do określonego przez oferenta zakresu i czasu.
· Dokumentacja: Dostarczenie dokumentacji technicznej oraz instrukcji dla każdej z trzech ról użytkowników wraz z przeprowadzeniem szkolenia dla Administratorów - w ramach określonego przez oferenta pakietu godzin.
6. Zawartość Oferty
Prosimy o przygotowanie oferty zawierającej:
1. Kosztorys realizacji całości systemu (z uwzględnieniem płatności etapowych).
2. Proponowany harmonogram prac (od analizy po wdrożenie na serwer produkcyjny z uwzględnieniem nieprzekraczalnego terminu pełnego oddania projektu do 30.09.2026 r.
3. Opis technologii realizacji
4. Ofertę na obsługę powdrożeniową
5. Oferent może przedstawić pakiet usług / funkcji dodatkowych w ramach oferty cenowej albo poza jej zakresem
- Należy wyrazić zgodę na warunki ewentualnej współpracy określone w umowie o dzieło wg załączoneg projektu umowy.
Oferty mogą być składane w terminie 20.-30.04.2026 r. drogą mailową na adres ighp@ighp.pl z podaniem danych oferenta, oraz imienia i nazwiska osoby do kontaktu, jej telefonu i adresu e-mail oraz zawierać zgodę na możliwość kontaktu przez IGHP z osobą wskazaną do kontaktu, w celu omówienia złożonej oferty lub warunków jej realizacji.
IGHP zastrzega sobie możliwość zmiany warunków konkursu albo jego odwołanie bez wskazania przyczyny.
IGHP zastrzega możliwość kontaktu tylko z wybranymi oferentami. IGHP wybierając najkorzystniejszą ofertę będzie miała na uwadze i będzie oceniała spełnienie przez oferentów warunków określonych powyżej w najszerszym możliwym zakresie.