Porady prawne
Obowiązek meldunkowy w hotelach
Sprawy ewidencji ludności, w tym również kwestie związane z obowiązkiem meldunkowym, unormowane są w ustawie z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (t.j. z 2006 r.: Dz. U. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U Nr 236, poz. 1999).
Zgodnie z art. 2 ustawy osoba przebywająca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest obowiązana wykonywać obowiązek meldunkowy na zasadach określonych w ustawie. Obowiązek ten dotyczy zatem zarówno obywateli polskich, jak i cudzoziemców. Obowiązek meldunkowy polega, co do zasady, na zameldowaniu oraz wymeldowaniu się, dokonywanych w miejscach pobytu. W przypadku zakładów hotelarskich w praktyce chodzi tu o zameldowanie i wymeldowanie w związku z pobytem czasowym.
Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy, osoba przybywająca do zakładu hotelarskiego obowiązana jest do zameldowania się (na pobyt stały lub czasowy) przed upływem 24 godzin od chwili przybycia. Podobnie jest w odniesieniu do turystów. Kwestię zameldowania ich w hotelu reguluje art. 18 ust. 1 ustawy. Czynności tej dokonuje się u kierownika zakładu hotelarskiego lub upoważnionej przez niego osoby. W przypadku pobytu czasowego trwającego do 2 miesięcy zameldowania dokonuje się ustnie, na podstawie okazanego dowodu osobistego (w przypadku cudzoziemców - paszportu) lub innego dokumentu umożliwiającego stwierdzenie tożsamości. Istotnym jest, by wpisów w książce dokonywał kierownik zakładu hotelarskiego lub upoważniony pracownik - niedopuszczalne na gruncie powołanych przepisów jest umożliwianie gościom hotelowym samodzielnego wpisywania się do książki hotelowej. Wpis winien być jedynie potwierdzony przez gościa własnoręcznym podpisem.
W zakresie wymeldowania się, w praktyce zastosowanie znajdzie najczęściej przepis art. 16 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym jeżeli okres pobytu czasowego trwającego do 3 miesięcy odpowiada okresowi zgłoszonemu przy zameldowaniu brak jest obowiązku zgłaszania wymeldowania się. Pamiętać jednak należy, że jeśli gość zameldowany na pobyt czasowy do 3 miesięcy zamierza opuścić hotel przed upływem czasu zgłoszonego przy zameldowaniu się, to powinien wymeldować się najpóźniej w dniu opuszczenia hotelu.
Zasady określone powyżej mają zastosowanie również do cudzoziemców przybywających do zakładu hotelarskiego.
W tym miejscu wypada zwrócić uwagę, że zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia, o którym wyżej mowa, zameldowania na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 2 miesiące w zakładach hotelarskich dokonuje w organie gminy kierownik zakładu zgłaszając temu organowi dane z prowadzonego w hotelu zbioru meldunkowego.
Kwestie związane ze zbieraniem danych gości meldujących się w hotelu uregulowane są w art. 44b ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Zgodnie z tym przepisem zbiór danych osób przebywających w zakładach hotelarskich prowadzi się w formie książki meldunkowej lub w systemie teleinformatycznym.
W zbiorze, o którym mowa powyżej, gromadzi się następujące dane osobowe:
1) nazwisko i imię;
2) imiona rodziców;
3) datę i miejsce urodzenia;
4) adres miejsca pobytu stałego;
5) datę przybycia i zamierzony czas trwania pobytu;
6) oznaczenie dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość, a w tym numer i serię, datę jego wydania, datę ważności oraz oznaczenie organu, który go wydał.
Wyżej wskazany zbiór jest zbiorem danych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. z 2002 r.: Dz. U. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), w związku z czym dotyczą go wszelkie postanowienia tejże ustawy.
Istotne obowiązki administratora danych określone zostały w przepisie art. 26 ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z powołanym przepisem, administrator danych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były:
1) przetwarzane zgodnie z prawem,
2) zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami,
3) merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane,
4) przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.
Z powołanego wyżej przepisu wynika, że nie ma ściśle określonego terminu, w którym dozwolone jest przechowywanie danych gości hotelowych. Wymogiem jest jedynie, aby dane nie były przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania, w tym wypadku wykonania m.in. obowiązku meldunkowego.
Wskazać także należy, że zgodnie z art. 44h ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, dane znajdujące się w książkach meldunkowych hoteli powinny być udostępnione, o ile są one niezbędne do realizacji ich ustawowych zadań, następującym podmiotom:
1) Organom administracji publicznej, sądom i prokuraturze;
2) Policji, Straży Granicznej, Służbie Więziennej, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Służbie Celnej, Żandarmerii Wojskowej, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Biuru Ochrony Rządu, Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu, Szefowi Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych i strażom gminnym (miejskim);
3) Organom kontroli skarbowej i wywiadu skarbowego;
4) Państwowym i komunalnym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom - w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach;
5) Polskiemu Czerwonemu Krzyżowi - w zakresie danych osób poszukiwanych.
